LINE・チャットの報告
現場やスタッフから届くメッセージと画像を自動で認識して、そのまま登録します。「〇〇の件、120でした」という一文と写真から、必要な項目を取り出して記録できます。私たちが自社でいちばん効果を実感した仕組みです。
いま何を、どこから、どこへ打ち直していますか
「これ、どうにかなりませんか」の一言で大丈夫です。作業の流れと、月にだいたい何時間かかっているかだけ教えてください。まず1業務からで十分です。
自動入力・自動登録
メッセージと画像を、自動で読んで登録する
LINEに届いた報告、メールの添付ファイル、送られてきた写真。人が目で読んで別の場所に打ち込む往復が、中小企業でいちばん時間を食っている事務作業です。ここを機械に渡すのが、いちばん効果が出ます。
Why here first
いちばん効くのが、
ここだからです
打ち直す作業には3つの厄介さがあります。時間がかかる、間違いに気づけない、 そして担当者が休むと止まる。
1件3分の作業でも、週50件なら月に10時間です。 それ以上に大きいのは、単価を1桁打ち間違えても請求の段階まで誰も気づかないこと、 そして「その人がいないと進まない」状態が生まれることです。 自動入力を入れると、この3つが同時に消えます。
- 作業時間そのものが無くなる
- 桁違い・重複を機械が先に見つける
- 担当者が休んでも処理が止まらない
- 夜中に届いた依頼も朝には登録されている
- 「誰がいつ何を入れたか」の記録が残る
Sources
どこからでも取り込めます
「データが紙で来るから無理」と思われていることが多いのですが、たいてい何とかなります。
メールの添付ファイル
取引先から届くExcelやPDFを、受信から数分以内に自動で読み取って管理表やデータベースへ登録します。取引先ごとに書式が違っても、1社ずつ読み取り方を用意すれば吸収できます。
紙・FAX・PDF
スキャンした注文書や納品書から、必要な項目だけを抜き出します。決まった書式のものほど精度が出ます。
Webサイト・管理画面
毎日ログインして数字を見に行っているページから、必要な数値だけを自動で取ってきて記録します。
既存システム間の二重入力
同じ内容を2つのシステムに入れている場合、片方へ入れたらもう片方へ自動で流す形にできます。
音声・通話メモ
電話でうかがった内容の走り書きを、決まった項目に整理して記録する形にできます。
Evidence
自社で消した事務作業
私たち自身のポスティング事業で、実際になくした入力作業です。いまも毎日動いています。
LINEの報告を自動で認識して登録
これまで
スタッフから届くメッセージと写真を1件ずつ開き、内容を目で確認して手で打ち込んでいた
いま
メッセージと画像を自動で読み取り、そのまま登録
1日数百件でも人手ゼロ
本文・画像・投稿順の3つを突き合わせるので、書き間違いも見つけられます。
メール添付ファイルの自動取り込み
これまで
取引先から届くExcelやPDFを開いて、毎回手で管理表に打ち直していた
いま
受信から数分以内に自動で読み取り、そのまま登録
転記作業そのものが消えた
取引先ごとに書式が違っても、読み取り方を1社ずつ用意すれば吸収できます。
How we build
判断が要るところは、
人に残します
自動入力でいちばん怖いのは、間違ったデータが静かに入り続けることです。 だから最初から「機械が判断しない範囲」を決めて作ります。
- 1
読み取る
届いたファイル・画像から、必要な項目だけを抜き出します。
- 2
照合する
複数の手がかりを突き合わせます。本文の数字と写真の数字が食い違えば、そこで止めます。
- 3
チェックする
重複していないか、桁がおかしくないか、前回と大きく違わないかを自動で確認します。
- 4
分ける
問題ないものはそのまま登録。怪しいものだけ人に回します。8割を自動で流して、2割を人が見るのが現場では最も速い形です。
FAQ
よくいただく質問
読み取りの精度はどれくらいですか？
書式が決まっているものは実用上ほぼ問題ありません。手書きや写り込みのある写真は完全ではないため、私たちは「読み取れなかったもの・怪しいものだけ人に回す」設計にしています。全部を機械任せにしないほうが、結果的に速くて正確です。
間違って登録されたら困るのですが。
そのとおりです。だから登録前に、重複していないか・数字の桁がおかしくないか・前回と大きく違わないかを自動でチェックする仕組みを必ず入れます。引っかかったものは人が確認する形にします。
いまのExcelや管理表はそのまま使えますか？
使えます。いまの書式のまま出力したり、いまのシートに追記したり、という形が多いです。いまあるものを活かすところから考えます。
取引先に何かお願いすることになりますか？
基本的にありません。届いたものをこちら側で読み取る設計にします。取引先のやり方は変えられないという前提で組みます。
どこから始めるのがいいですか？
「毎日または毎週やっていて」「手順が決まっていて」「量が多い」ものからです。まずその1つだけをやって、何時間減ったかを見てから次を決めましょう。
AI導入・事務効率化