月10時間の事務作業を減らすと
年 22万円
月10時間 × 12か月 × 時間単価1,800円 ＝ 年間 216,000円
「今月もこれか」と思う事務作業はありますか
「今月もこれか」と思う作業、ひとつ教えてください。月に何時間くらいかも分かる範囲で。割に合わないときは正直にそうお伝えするので、気楽に聞いてください。
事務作業効率化
事務を減らすと、人件費が下がります
集計、書類づくり、転記、チェック。手順が決まっている事務作業ほど、機械に渡せます。空いた時間がそのまま人件費の削減になります。まず1業務から、効果を数字で確かめながら進めます。
Labor cost
減らした事務作業は、
いくらになるか
事務作業の削減は、感覚の話ではなく金額に換算できます。減った時間 × 時間単価。それだけです。
Simulator
その事務作業、いくらですか
つまみを動かしてください。年間の人件費に換算します。
年間の人件費に換算すると
43万円
30
日ぶんの仕事（1日8時間換算）
240
時間 / 年
印刷画面が開きます。送信先で「PDFとして保存」を選んでください
時間単価 1,800円（社会保険料などを含む概算）で計算しています。 考え方を示すための計算例で、特定のお客様の実績ではありません。
月20時間の事務作業を減らすと
年 43万円
月20時間 × 12か月 × 時間単価1,800円 ＝ 年間 432,000円
月40時間の事務作業を減らすと
年 86万円
月40時間 × 12か月 × 時間単価1,800円 ＝ 年間 864,000円
時間単価は1,800円（社会保険料などを含んだ概算）で計算しています。これは考え方を示すための計算例で、特定のお客様の実績ではありません。実際の金額は御社の人件費によって変わりますので、最初の打ち合わせで御社の数字に置き換えて計算します。
Not layoffs
人を減らす話では、
ありません
「人件費削減」と聞くと人を減らす話に聞こえますが、実際に多いのは「人を増やさずに受注を増やせるようになる」という使い方です。
事務に取られていた時間が空けば、その人は営業や現場に回れます。 受注が増えても事務が増えないので、増員せずに済む。 この「増やさなくて済んだぶん」が、いちばん現実的な人件費の抑え方です。
それに、事務作業が一人に集中している会社では、その人が休むと仕事が止まるというリスクも同時に消えます。
- 増員せずに受注を増やせる
- 事務にかかっていた時間を営業や現場に回せる
- 「その人しかできない作業」が減る
- 担当者が休んでも処理が止まらない
- 桁違いや漏れを機械が先に見つける
- 残業と休日出勤が減る
Targets
機械に渡せる事務作業
「毎回おなじ手順でやっている」なら、たいてい対象になります。
集計・突合
複数のファイルを突き合わせて数字が合っているかを確認する作業。人がやると必ず見落としが出るところです。
定型書類づくり
毎月おなじ書式でつくる書類を、元データから自動で組み立てます。いまお使いのExcelの書式のまま出せます。
請求・入金の管理
締めのたびに一件ずつ手で作る作業、入金の照合。金額が絡むので、間違いが減る効果も大きいところです。
転記・二重入力
同じ内容を複数の場所に入れている作業。片方に入れたらもう片方へ自動で流す形にできます。
チェック・検算
「予定と実績がずれていないか」「合計が合っているか」を機械が先に見つけます。
定期レポート・報告
毎週・毎月決まったタイミングで作って送るものを、自動生成して下書きまで用意します。
割り当て・シフト組み
担当者や日程の割り振りを、条件を入れれば自動で組めるようにします。
ファイルの整理・命名
写真やPDFを決まった規則で名前をつけて仕分ける作業。地味ですが積み上がります。
Process
数えてから、始めます
効果が測れない自動化は続きません。着手前に必ず時間を数えます。
- 1
いまの時間を数える
その作業に月何時間かかっているかを一緒に数えます。ここを飛ばすと、あとで効果を語れなくなります。
- 2
金額に換算する
時間単価を掛けて、年間いくらの人件費かを出します。そのうえで、何か月で回収できるかを計算します。
- 3
機械に渡す部分を決める
判断が要るところは人に残します。8割を機械が流して、2割を人が見るのが現場では最も速い形です。
- 4
作って、同じ数え方で測る
導入後に同じ数え方をして、実際に何時間・いくら減ったかを確認します。思ったほど効かなければ、そこでやめる判断も一緒にします。
FAQ
よくいただく質問
人を減らすということですか？
そうしていただく必要はありません。多いのは「人を増やさずに受注を増やせるようになる」という使い方です。事務に取られていた時間が空くので、営業や現場に回せます。結果として、増員せずに済むという形で人件費が抑えられます。
いまのExcelの書式は変えたくないのですが。
変えません。むしろ「いまの書式のまま出す」ことを優先します。取引先の指定書式がある場合はなおさらです。元ファイルの体裁・数式・埋め込み画像を壊さずに書き込む方法を持っています。
専用のソフトを買う必要がありますか？
ほとんどの場合ありません。いまお使いのExcelやGoogleの仕組みの上に載せる形が多いです。毎月の固定費が積み上がらない構成を優先します。
担当者が変わっても使えますか？
使えます。むしろ「その人しかできない作業」を減らすのが目的の一つです。手順書も一緒にお渡しします。
効果はどうやって測るのですか？
着手前に「この作業に月何時間かかっているか」を一緒に数えておきます。導入後に同じ数え方をすれば差が出ます。その差に時間単価を掛けたものが、削減できた人件費です。
小さい会社でも意味がありますか？
あります。人数が少ない会社ほど、一人が事務を兼任していて負担が集中しています。月10時間空くだけでも効き方が違います。
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